Une journée de printemps, premier barbecue entre amis, le sujet tourne autour d’une longue lamentation : les mails. Ou plutôt, l’extraordinaire quantité de mails dans nos boites à lettres respectives. L’avalanche, le trop-plein, le débordement. Et si seulement ce n’était que des newsletters. Mais non. De « vrais » mails. Qu’il faut lire, qu’il faut traiter, qu’il faut classer. Des mails auxquels il faut répondre.
Tranquillement, Alexandre, retournant une merguez, dit d’une voix posée, sans aucun stress : « moi, je ne les ouvre plus. Si le sujet est important, les gens finissent toujours par m’appeler ou par venir me voir. Maintenant ils le savent. Ils envoient beaucoup moins de mails… ».
Silence. Tout le monde s’arrête, interloqué.
Refuser de gérer ses mails… la plus grande rébellion de tous les temps !
On ne sait pas si c’est l’envie ou la peur qui nous envahit.
Je réalise alors soudainement que :
1. Ce (gros) problème de mail n’est pas une fatalité.
2. On peut fonctionner autrement, sans que le monde s’arrête de tourner, ou en tout cas le business et les projets.
3. Peut-être qu’il suffit d’en parler pour entrevoir des solutions.
Parce que de mon côté, ouvrir Outlook était de plus en plus difficile. Plus les lignes de nouveaux mails s’empilaient, plus une boule au ventre grossissait. Et à chaque fois une nouvelle stratégie : ouvrir tout de suite les mails qui semblent les plus importants, en sachant que je n’aurais peut-être pas le temps de les traiter correctement ? Ou reporter tout à plus tard, quand ce sera plus tranquille, bref tôt le matin ou tard le soir, en sachant que le nombre serait encore plus grand et que je risquerais de rater quelque chose d’important ? Chaque stratégie laissait un goût d’inachevé. Cette petite pastille indiquant les mails non-lus allait me hanter jusqu’à ce que je prenne enfin le temps de la faire disparaître.
Car au-delà même du contenu de ces mails qui nécessitait peut-être une intervention urgente de ma part, il y a avait aussi la sensation de ne pas respecter la personne qui me l’avait envoyé. De ne pas lui donner l’importance qu’il/elle méritait. De ne pas la reconnaître.
Anxiété + culpabilité + manque de temps, le combo gagnant d’un travail serein !
Alors les paroles d’Alexandre ont fait l’effet d’un coup de tonnerre. Impossible d’être aussi radicale, mais j’ai tout de même décidé de reprendre le contrôle sur mes mails et j’ai établi quelques règles :
Ne plus vouloir absolument faire disparaître cette pastille rouge notifiant les mails non lus. Ce n’est qu’une pastille. Il ne se passera rien de grave si elle est toujours là.
Sélectionner -en amont- les mails à ouvrir et ceux à ignorer selon des critères bien précis : le destinataire, l’urgence ou le sujet.
Ne plus les classer. Ce fut un choix difficile mais finalement, le temps de recherche d’un mail s’est révélé moins long que celui nécessaire pour tous les classer, et je ne recherche que ceux dont j’ai vraiment besoin.
Me servir du drapeau rouge pour aider ma mémoire potentiellement défaillante à ne pas oublier les messages les plus importants.
Et surtout, surtout, informer tous mes collaborateurs à l’interne sur mon nouveau mode de fonctionnement :
Ne plus lire les mails pour lesquels je ne suis qu’en copie ou sur des sujets pouvant être réglés plus rapidement en s’appelant ou en se voyant.
Être attentif à l’objet des mails : un objet par sujet, le plus clair possible. Et si c’est urgent, on le dit dans l’objet. Ou on envoie un SMS.
Limiter les fwd ou fyi à ce qui a vraiment un sens ou un impact.
Si un document nécessite une attention particulière, alors l’imprimer. Un choix difficile pour l’écologie de la planète, mais vital pour mon écologie mentale. J’ai essayé de redresser mon bilan en arrêtant toutes les newsletter et en ne gardant que celles que je lisais vraiment.
Et ne surtout pas être offensé ou inquiet si je ne réponds pas. Ce n’est pas parce qu’il y a « un problème » ou une inimitié. Ce n’est pas une question de personne, c’est une question de contexte.
Naturellement, je n’ai pas été capable de me restreindre scrupuleusement à toutes ces règles. Mais soudainement, la gestion des mails s’est allégée, accompagnée d’un doux sentiment de liberté.
Les messages ont alors repris un rôle qui me semblait plus adapté :
Laisser une trace
Transmettre une information longue, nécessitant un temps d’attention important
Prendre le temps de bien formuler et de bien structurer une idée, un message, une information.
Donner du temps à l’autre de bien le consulter et de bien le digérer.
A contrario, ce ne fut pas aussi plaisant pour les gens qui travaillaient avec moi, puisque j’imposais un mode de fonctionnement qui n’était pas forcément le leur.
D’où la naissance d’une conviction profonde : la gestion des messages ne peut pas être pensée uniquement d’un point de vue individuel ou collectif.
Pour que cela fonctionne, il faut réfléchir les deux ensemble. Prendre en compte les capacités et les limites de chacun aussi bien que les flux inhérents à l’activité et la culture de l’entreprise. Une réflexion nécessairement systémique.
Au final, j’ai été rattrapée par tous les autres canaux de messagerie aujourd’hui disponibles et une nouvelle difficulté est apparue (« mais où est-ce que j’ai bien pu recevoir ce message ? Whatsapp, SMS ou Slack ? »)… Bien maline l’industrie digitale qui ne nous laisse jamais le temps de nous adapter, de nous poser, de maîtriser un mode d’organisation.
Mais je suis plus résistante, parce que j’ai compris que je n’étais pas obligée de subir un mode de fonctionnement qui m’apportait de la souffrance. Et que oui, la question des messages peut être autre chose qu’un long sujet de plainte.
Il s’inscrit au cœur de nos réflexions sur la communication, dans tous les domaines de vie. Un sujet qui ouvre des questionnements sur la qualité des échanges, les relations interpersonnelles, l’organisation, la nécessité de réguler des usages parfois chronophages et inefficaces.
Bref un sujet qui ouvre à une plus grande performance pour l’entreprise, et un mieux-être pour tout le monde.